Guidelines – nehmen Sie das Steuer in die Hand

Guidelines: in jedem Unternehmen gibt es sie, und sie spielen eine wichtige Rolle für einen reibungslosen Ablauf. Oft sind sie jedoch tief in den Datensilos der Unternehmen versteckt.

0,1%

der Dokumente

Guidelines

152x

pro Jahr / Mitarbeiter

Anwendung

Mitarbeitende greifen im Schnitt 152 mal / Jahr auf Guidelines zu.

Was genau sind also Guidelines und was sind ihr Zweck und ihr Wert?

Einfach ausgedrückt beschreibe Guidelines das „Wie wir die Dinge hier machen“ eines Unternehmens. Sie liefern Anweisungen für die etablierten Praktiken und enthalten das wichtigste Know-how des Unternehmens.

Guidelines machen nur einen winzigen Teil der gesamten Dokumente eines Unternehmens aus: insgesamt etwa 0,1 %.

 

Wirkung von Guidelines

Trotz dieser im Vergleich zur Gesamtzahl geringen Anzahl haben Guidelines einen erheblichen Einfluss auf das Arbeitsverhalten der Mitarbeiter, da sie die Hauptquelle für Know-how und Orientierung sind. Wenn es um Transformation geht, sind Leitfäden darüber hinaus die Triebfeder für Veränderungen in der Arbeitsweise.

Die Art und Weise, wie diese „Ways of Working“ aussehen, ist sehr unterschiedlich, da es sie in vielen verschiedenen Formen und Größen gibt. Hier sind einige Beispiele:

  • Arbeitsanweisungen für die Bearbeitung einer Kundenbeschwerde
  • Handbücher für die Bedienung einer Maschine oder Anlage
  • Technische Spezifikationen und Normen für die Produktqualität
  • Checklisten für Inspektionen
  • Formulare für die Aufnahme eines neuen Kunden
  • Handbücher für den Überblick über bestimmte Funktionen und Verantwortlichkeiten: Vertrieb, HR, PM, Controlling usw.
  • Verfahren für eine Projektgenehmigung
  • Policies & Richtlinien für regelkonformes Verhalten oder Nachhaltigkeit
  • Managementsysteme für die Qualitätssicherung
  • Schulungsunterlagen für den Kundenservice
  • Richtlinien für Hygiene am Arbeitsplatz
 

Zusammengenommen enthalten die Leitfäden das gesamte Knowhow, das für die Geschäftstätigkeit des Unternehmens relevant ist. Unsere Erhebungen in mehr als 300 Unternehmen haben ergeben, dass jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 152 Mal pro Jahr auf Guidelines zurückgreift. Wobei die individuelle Nutzung je nach Funktion sehr unterschiedlich ist. Während ein Mitarbeiter an der „Front“ (Kundenkontakt, Produktionsanlagen) sie häufig oder sehr häufig benötigt, wird ein Wissensarbeiter sie seltener nutzen.

 

qibri als zentrales Leitsystem

Da die derzeitigen Systeme zur gemeinsamen Nutzung von Know-how in der Regel entweder unstrukturiert oder statisch sind (wenn nicht sogar beides), verbringen die Mitarbeiter bis zu acht Stunden pro Woche mit der Suche nach den richtigen Dateien. Was zu einer erheblichen Verringerung der Produktivität führt, was wiederum zusätzliche Kosten für das Unternehmen verursacht.

Um dieses Problem zu lösen, schafft qibri ein zentrales Leitsystem, das alle Guidelines enthält – strukturiert, umfassend und leicht anwendbar. Unterstützt durch KI (NLP – Natural Language Processing) gestützte Relevanzmodelle, finden Sie die relevanten Inhalte in einem Bruchteil der Zeit, die es erfordern würde, traditionelle Systeme zu durchforsten.

So erhalten Ihre Mitarbeiter ad hoc Zugang zu Anleitung und Orientierung für ihre tägliche Arbeit, können gleichzeitig selbstständig neue Fähigkeiten erlernen und entwickeln und so ihre Zeit effektiver und effizienter nutzen. Neben der Steigerung der Gesamtproduktivität eines Unternehmens ermöglicht qibri vor allem Transformationsinitiativen, den Wandel erfolgreich in der Unternehmens-DNA zu verankern.